Non è questa l’informatizzazione che stavamo cercando

Da un cliente oggi vedo che un dipendente ha l’aria sconsolata. Chiedo quale sia il problema e mi spiega una novità procedurale: ogni sei mesi doveva compilare un piccolo modulo con dei dati e spedirlo ad un indirizzo preciso; l’attività era leggera e gli richiedeva poco tempo. Qualcuno ha pensato bene di informatizzare la procedura e il dipendente mi ha indicato un blocco di una sessantina di fogli A4 stampati che costituiscono il manuale operativo per l’utilizzo della nuova procedura sostitutiva della compilazione semestrale del modulo.

Il primo errore è che ogni utente ha sostituito un foglio di carta ogni sei mesi con sessanta fogli in un giorno. A livello di polpa di legno, il manuale vale circa ternt’anni di moduli, con buona pace del paperless office.

Il secondo errore è che siano necessari sessanta fogli per spiegare una procedura che, se ben fatta, poteva tranquillamente avere una guida online o essere comunque guidata con uno schema a passi, il tutto con aiuti a video.

Lo scopo dell’IT (inteso come somma di tecnologie informatiche, telematiche e di presentazione) nel mondo del lavoro non deve essere quello di stampare fogli più velocemente di una macchina per scrivere, ma di evitare che siano necessari i fogli stampati. Ci è arrivata (lentamente e a fatica, ma ci è arrivata) anche la Pubblica Amministrazione quando permette al cittadino di non presentare la carta per dimostrare fatti o eventi che la PA stessa può verificare al proprio interno.

Ironicamente, molte aziende private sono andate verso la direzione opposta. Non sto parlando solamente dell’abitudine di stampare ogni mail ricevuta: ora vanno di moda le frasi in calce alle mail che invitano a non stampare il messaggio; inutili quanto gli avvisi che si deve distruggere la mail se non si è il destinatario. Sto parlando, invece, della varie procedure interne, spesso ideate da qualche consulente della qualità, altre volte scaturite dalla diffidenza verso i colleghi, che obbligano le aziende a stampare, rilegare, archiviare e gestire chilometri e chilometri quadrati di carta.

Vero è che ci sono persone le quali ritengono che il loro lavoro venga valutato in numero di fogli A4; in realtà non sanno che più fogli producono e distribuiscono e più aumenta, in modo geometrico, il disagio dei colleghi.

E adesso stampate e archiviate pure questo post.

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